Eintragung ins Handelsregister – kosten- und zeitsparend erledigen

Eine Eintragung ins Handelsregister ist für Firmen wichtig

Das Handelsregister, der zweite Wortteil sagt es bereits, ist eine Auflistung. Sie dient zur Erfassung von Kaufleuten einer bestimmten Gegend. Die juristische Basis für das Handelsregister ist das Registerrecht. Ein solches Verzeichnis dient der Publikation, der Kontrolle, der Beweisführung und dem Schutz von Unternehmen sowie der Absicherung von Gläubigern und Vertragspartnern. Die Publizität sorgt für die öffentliche Bekanntgabe geschäftlicher Rechtsvorgänge. Aus diesem Grund ist das Register öffentlich einsehbar. Von der Form her ist das Register eine elektronisch geführte Datenbank. Nach §§ 8 I Handelsgesetzbuch 374 Nr. 1 Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit sind neben Kaufleuten ebenso Handelsgesellschaften mit ihrem Firmennamen enthalten. Die Führung, Verwahrung und Verwaltung (Eintragungen, Löschungen) des Registers ist Aufgabe der in Deutschland tätigen Amtsgerichte.

Berechtigungen für den Eintrag ins Handelsregister und weiterführende Hinweise

Ein Eintrag ins Handelsregister ist nicht für alle Firmen und Kaufleute verpflichtend. Ausgenommen sind beispielsweise:

• Unternehmen des Kleingewerbes
• Freiberufler
• Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)

Sollten Sie als Freiberufler oder als Selbstständiger im Kleingewerbe vorziehen, sich freiwillig eintragen zu lassen, ist das durchaus erlaubt. Alle anderen Unternehmensgründungen ziehen allerdings den Handelsregistereintrag nach sich. Vorteile: Betreiben Sie den Eintrag ins Handelsregister, gewährleisten Sie eine dauerhafte Dokumentation aller wichtigen Firmeninformationen. Daraus resultiert ein sicherer und gleichzeitiger transparenter Ablauf rechtlicher Belange. Ein weiterer positiver Aspekt ist die Verbesserung des Ansehens eines Unternehmens und die Stärkung der wirtschaftlichen Akzeptanz sowie der Vertrauensbildung. Das Publizitätsprinzip gewährleistet eine vermehrte Wahrnehmung von Geschäftspartnern und Kundschaft sowie einen grösseren Bekanntheitsgrad. Die Eintragungspflicht führt zu einem Schutz des eigenen Unternehmensnamens und zu einer Abgrenzung gegenüber anderen Firmenbezeichnungen. Das ist zwingend vorgeschrieben. Weitere positive Auswirkungen sind ein steigendes Ansehen bei Geschäftspartnern und die Eröffnung weiterer Zweigstellen sowie Geschäfte. Nachteile: Beim Eintrag ins Handelsregister sind die Preisgabe von Daten, die für ein Unternehmen hinsichtlich der Konkurrenz schon sensibel sind, sowie die Notwendigkeit einer doppelten Buchführung mit Bilanzierung verpflichtend. Für den Eintrag ins Handelsregister fallen zusätzliche Kosten an. Da jeder Gewerbetreibende gleichzeitig als Kaufmann gilt, ist der Eintrag für folgende Firmenarten Pflicht:

• Einzelunternehmen kaufmännischer Art
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaft (AG)

Dazu gehören laufende Unternehmensereignisse wie die Löschung einer Firma, Verlegungen der Anlegersitze in einer Aktiengesellschaft sowie Satzungsänderungen oder Stammkapitalsteigerungen.

Das Handelsregister und seine praktische Wirkung

Als Geschäftsführer eines Unternehmens, das im kaufmännischen Gewerbe angesiedelt ist, müssen Sie spezielle Rechtsnormen einhalten. Um das zu gewährleisten, ist die Eintragungsverpflichtung oder die bereits erfolgte Eintragung in einem der regional zuständigen Handelsregisterämter obligat. Nach aussen hin beeinflusst dieser Prozess folgende unternehmerische Faktoren:

Konkursfähigkeit und den Schutz des Geschäfts Fristenlauf und die sogenannte Handelsgerichtsbarkeit

Sie hinterlassen als eingetragener Kaufmann oder Kauffrau durch den Hinweis auf den Eintrag ins Handelsregister gegenüber Dritten eine Legitimierung Ihres Unternehmens. Durch den Eintrag ins Handelsregister bekommen Kreditgeber, Finanzdienstleister und Behörden einen seriösen und glaubhaften Eindruck von Ihrer Firma. Ein weiterer Effekt, der nach einer Handelsregistereintrag nicht zu unterschätzen ist, besteht in der Garantie, dass Ihr Unternehmen den unter Kaufleuten üblichen Regeln, Rechten und Pflichten nachkommt. Wenn Sie sich ins Handelsregister eintragen lassen, zeigen Sie, dass Sie die Richtlinien im Handelsgesetzbuch akzeptieren. Der Eintrag ins Handelsregister ist in vielen Bereichen die Grundlage für eine Mitgliedschaft in einer Innung oder einem Fachverband. Bevor Sie sich in das Handelsregister eintragen lassen, werden alle Fakten einer Überprüfung auf ihre Rechtmässigkeit unterzogen.

Inhalte des Handelsregisters

Die Register sind nach einer festgelegten Struktur aufgebaut. Vorrangig sind die zwei grossen Bestandteile A und B. Die Darstellung von Einzelheiten basiert auf der Handelsregisterverordnung. In der Rubrik A werden Einzelkaufleute, Kommanditgesellschaften, Offene Handelsgesellschaften und die als kaufmännische Einzelunternehmen (Vorsitz hat eine juristische Person) bezeichneten Unternehmen aufgelistet. Handelt es sich um Unternehmen der Rubrik A, wird auf diese Daten Wert gelegt:

• Name und Sitz des Unternehmens
• Unternehmenszweck oder -gegenstand
• Personen mit Vertretungsberechtigung beziehungsweise Prokuristen
• Haupt- und Zweigniederlassungen
• Rechtsform der Firma
• Angabe des Volumens des Stamm- oder Grundkapitals
• Nennung des Geschäftsinhabers
• Gesellschafter, Vertreter und Inhaber
• Umfang der Kommanditeinlage (Kommanditgesellschaft)
• Haftungsausschluss (im Falle einer Geschäftsübernahme)
• Einberufung oder Absetzung von Prokuristen
• Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung einer Insolvenz
• Firmenschliessung
• Nennung von Geschäftsführern und Mitgliedern in wirtschaftlichen Vereinigungen in der Europäischen Union und deren Befugnisse

Die Rubrik B besteht aus den Kapital- und Kommanditgesellschaften, der Gesellschaft mit beschränkter Haftung sowie den auf Gegenseitigkeit beruhenden Versicherungsvereine. Der Informationsumfang sieht folgendermassen aus:

• Name und Sitz des Unternehmens
• Haupt- und Zweigniederlassungen
• Unternehmenszweck oder -gegenstand
• Personen mit Vertretungsberechtigung beziehungsweise Prokuristen
• Rechtsform der Firma
• Angabe des Volumens des Stamm- oder Grundkapitals
• Geschäftsinhaber (Name)

In der Kategorie B sind diese Zusatzangaben notwendig:

• Gesellschaft mit beschränkter Haftung – Nennung des Geschäftsführers, Stammkapitalhöhe
• Aktiengesellschaft – Nennung des Vorstands
• Kommanditgesellschaft – Nennung der haftbar zu machenden Gesellschafter Grundkapitalvolumen

Erfüllen Sie ihre Eintragungspflicht und betreiben Sie diese Massnahme, dann ist eine Vorabüberprüfung der Eintragung bei den Industrie- und Handelskammern sinnvoll. Danach füllen Sie Unterstützung eines Notars den Antrag aus und überstellen diesen zum Amtsgericht oder zu einem der verantwortlichen Handelsregisterämter. Nach einer maximalen Wartezeit von drei Wochen können Sie sich vom Eintrag ins Handelsregister überzeugen. Die Art der einzureichenden Schriftstücke wird durch die gewählte Unternehmensvariante bestimmt.

Die häufigsten Fragen zur Eintragung ins Handelsregister

Wo kann man das Handelsregister einsehen?

Einzelne Informationen sind im Internet kostenlos abrufbar. Diese Abfragen können veraltet und teilweise nicht verlässlich sein. Auch beim Amtsgericht und über die Handelsregisterämter werden kostenfrei zuverlässige Daten per Telefon oder bei einem persönlichen Kontakt ausgegeben. Gegen eine Gebühr können Sie einen aktuellen schriftlichen Auszug erhalten. Gängig ist das landesweite Registerportal, wenn Sie wissen, welche Informationen Sie genau benötigen.

Wäre eine Einsicht in das Handelsregister online erlaubt?

Jede volljährige Person kann laut Handelsgesetzbuch § 9 Einsicht in die Handelsregister nehmen. Dementsprechend ist ebenfalls eine Onlineabfrage gestattet. Diese unterliegt jedoch Beschränkungen. Üblich ist der Informationsbezug online über öffentlich zugängliche Bekanntmachungen im Rahmen des von der Landesjustizverwaltung eingerichteten computergestützten Kommunikations- und Informationsportals. Das Einholen von Angaben über Kaufleute bietet sich vor allen Dingen vor dem Abschluss eines Vertrages an.

Wer kann Änderungen im Handelsregister vornehmen?

Zu diesem Zweck wird eine Abstimmung mit der regionalen Industrie- und Handelskammer vorgenommen. Die Antragstellung erfordert die zeitnahe, unverzügliche notarielle Beurkundung. Diese Schritte obliegen der Geschäftsleitung. Darauf folgt eine erneute Anmeldung beim Handelsregisteramt. Eine Änderung kostet eine Gebühr. Ein Prokurist darf nur mit Vollmacht Änderungen einleiten. Ohne Bevollmächtigung darf er das nur für eine spezifische Niederlassung in Vertretung.

Was kostet ein Eintrag ins Handelsregister?

In Abhängigkeit von der Unternehmensform und der Unternehmensgrösse kommen ungefähr 200 bis 350 CHF auf Sie zu. Die Kosten der notariellen Beglaubigung betragen derzeit um die 25 Euro in Deutschland. Setzt der Notar das entsprechende Schreiben auf, müssen Sie etwa 60 Euro entrichten. Nutzen Sie ein online vorgefertigtes Anmeldeformular, dann sparen Sie sich die Ausgaben. Auf diesem Dokument unterschreiben Sie.